PRAKTIK PENERAPAN E-LEARNING DI BANK NEGARA INDONESIA (BNI)

Di Indonesia, penerapan praktik e-learning di lingkungan perusahaan masih dipandang sebagai usaha yang tidak efektif, serta sulit karena minimnya dukungan infrastruktur. Kendati demikian, tak sedikit yang telah mulai mencobanya, misalnya Bank BNI 46 yang tergolong sukses, meskipun diakui tak sepenuhnya "indah berseri".

"Ada pahit-pahitnya juga," ungkap Manajer E-Learning BNI 46 Mochammad Jukadi ketika menjadi salah satu pembicara di ajang Executive Breakfast di Hotel Mulia, Jakarta, Kamis (15/2/07). Acara yang merupakan forum sharing tentang praktik manajemen HR ini diselenggarakan oleh Oracle bekerja sama dengan DDI, MTI dan PortalHR.com.

Sebagai bank yang memiliki jumlah karyawan sangat besar, yakni 18.500 orang, BNI menyadari betapa pentingnya menerapkan sistem e-learning untuk mengoptimalkan usaha-usaha meningkatkan kualitas SDM.

"Bayangkan dengan karyawan sebanyak itu, kalau pakai sistem pembelajaran konvensional berapa kelas yang harus disediakan, belum infrastrukturnya," ujar Jukadi. Dikisahkan, BNI melirik sistem e-learning sejak 2004 lalu. Setelah kurang-lebih selama setahun menyusun blue print dan project road map-nya, baru pada 2006 mengoperasikannya.

"Tentu saja dengan didahului proses sosialisasi yang panjang," kata dia seraya merinci tahap demi tahap proses sosialisasi tersebut. Dari pengenalan tentang 'apa itu e-learning' melalui media internal sampai membuat aktivitas-aktivitas yang menggunakan learning manajemen system, misalnya survei online.

"Untuk menarik karyawan, kita beri hadiah misalnya untuk responden terbaik." Selain itu, kunci sukses penerapan e-learning di BNI menurut Jukadi tak lepas dari dukungan top management. "Kita adakan launching formal agar karyawan tahu bahwa ini hajat perusahaan dan bukan sekedar program dari departemen HR saja."

Jukadi juga berbagi tips, untuk menggairahkan keterlibatan karyawan, perlu diadakan program insentif. "Kalau di BNI, kami ada learner award, dengan hadiah laptop." Namun, ia buru-buru menegaskan bahwa semua itu hanya sebagai langkah awal untuk membangun kesadaran karyawan.

"Nanti kalau sudah berjalan baik, ya (hadiah-hadiah) itu dihapus, bisa bangkrut perusahaan kalau terus-menerus," katanya setengah berkelakar.
Tak kalah penting, demikian Jukadi, harus diingat sejak awal bahwa penerapan sistem pembelajaran e-learning bukanlah sekedar urusan pemanfaatan teknologi untuk mencapai efektivitas dan fleksibilitas.

"Banyak faktor yang perlu diperhatikan, terutama bagaimana mengubah paradigma atau mindset pegawai agar mereka mau mengakses sistem ini." Tantangan lain, disebutkan Jukadi di antaranya soal bandwidth yang sangat besar. "Ini bisa disiasati dengan pembatasan akses sampai jam tertentu."

BANK NEGARA INDONESIA (BNI) DAPAT MENGHEMAT RP.64 MILYAR SETAHUN DARI HASIL PENERAPAN E-LEARNING

Penerapan e-learning yang dilakukan oleh BNI telah menghasilkan penghematan yang signifikan terutama dari praktik pelatihan yang kini bisa dilakukan dari jarak jauh. Dari satu aktivitas ini saja, sejak diresmikan oleh Direktur Utama pada November 2006 sampai dengan Juli 2007, BNI telah menghemat biaya sebesar Rp 64 miliar.

Demikian diungkapkan oleh VP bidang HR BNI Lies Purwani dalam perbincangan dengan PortalHR.com di Jakarta. E-learning hanyalah salah satu dari buah pembaruan yang dilakukan BNI dalam Human Capital Management System (HCMS) yang telah diotomatisasikan dengan Human Resourse Information System (HRIS).

Penghematan lain yang dicapai berkat otomatisasi HCMS adalah biaya survei, tes-tes tertentu untuk karyawan, asessment sampai ke sistem penggajian itu sendiri. Namun, Lies buru-buru menegaskan bahwa penghematan itu tentu saja tergantung dari skala perusahaan. "BNI kan besar, pegawai kita banyak ada di mana-mana dari Aceh sampai ujung Papua, bahkan sampai ke luar negeri. Nah, penghematan paling besar kita peroleh dari pelatihan," jelas dia.

"Biasanya kalau pelatihan teman-teman kita datangkan ke Jakarta atau ke wilayah. Dengan e-learning biaya transpor bisa dipangkas, ini menjadi komponen terbesar penghematan, selain dari uang saku, penginapan dan uang makan," tambah Lies.

Sedangkan untuk sistem penggajian, otomatisasi telah memangkas biaya-biaya yang sebelumnya diperlukan untuk perhitungan manual yang harus dikerjakan oleh pegawai bagian umum masing-masing divisi. "Dulu, uang lembur, pajak non rutin, DOP, uang cuti, uang makan, dihitung secara manual," ujar dia.

Lies Purwani mengakui bahwa pembaruan sistem yang dicanangkan sejak Oktober 2005 tersebut memunculkan pro Dan kontra. Sebab, tidak dapat dimungkiri bahwa di balik penghematan-penghematan besar yang dicapai, ada fasilitas-fasilitas tertentu yang dirasakan hilang oleh karyawan. Bahkan, ada pekerjaan-pekerjaan tertentu yang harus dihapus

Namun, Lies melihat dari sisi lain. "Oke, ada pekerjaan yang hilang tapi kita justru bisa lebih fokus, orang-orangnya kira re-deploy, dilatih lagi dan dibekali untuk mengisi unit bisnis pada divisi lain," jelas dia sambil merinci ada sekitar 47 pegawai yang di-redeploy dari bagian umum ke unit bisnis dan unit lainnya setelah adanya sentralisasi sistem penggajian dan otomasi pekerjaan-pekerjaan administratif lainnya.

Sedangkan untuk pelatihan, dengan adanya e-learning, para karyawan dari daerah merasa kehilangan kesempatan untuk mendapatkan pelatihan ke Jakarta atau wilayah-wilayah lainnya. "Kembali ke komunikasinya," tegas Lies. "KIta jelaskan ke karyawan bahwa e-learning tak menghilangkan segalanya, karena tak semua pelatihan toh bisa lewat online, ada yang memerlukan interaktif dan role play sehingga kesempatan untuk datang ke Jakarta masih ada".

Menurut Manajer HRIS BNI Sumarno, berbagai pro-kontra, silang pendapat dan keberatan yang muncul dari perubahan besar yang terjadi di BNI memang harus diterima dan dikelola dengan baik sebagai bagian dari perubahan paradigma.

"Dari awal kita telah melakukan sosialisasi, kita jelaskan bahwa kita akan mengganti sistem termasuk sistem HR karena secara keseluruhan sistem perbankannya juga berubah, mengikuti perkembangan HR yang makin strategis," ujar dia.

Selain sosialisasi dari awal, perusahaan juga memberikan stimulus-stimulus untuk mensukseskan program perubahan yang dilakukan. "Misalnya, kita ada program Learner Award untuk pegawai yang aktif melakukan pembelajaran melalui e-learning. Award tersebut berupa insentif sejumlah rupiah tertentu bagi yang telah menyelesaikan courseware, hadiah laptop bagi best performers hingga training ke luar negeri," papar Sumarno.

Toh, dengan semua upaya tersebut, tantangan selalu ada. Kuncinya, baik Lies Purwani maupun Sumarno sepakat, program-program tersebut harus selaras dengan strategi bisnis dan komitmen dari line dan top management. Dan, yang penting, semua itu harus terintegrasi. "Sejauh ini kita boleh dibilang sukses karena memiliki HRIS yang mendukung," ujar Sumarno.

Menurut Lies, beberapa inisiatif sudah menunjukkan hasil, misalnya produktivitas karyawan meningkat. "Diharapkan, dengan adanya perubahan sistem dan paradigma ini, karyawan bisa semakin engange, dan itu artinya tidak hanya senang kerja di sini, tapi terus mencari cara-cara baru untuk meningkatkan kinerja perusahaan."

Sedangkan, untuk penghematan tadi, Lies yakin akan terus berlanjut meskipun angkanya belum tentu sama besar dengan yang dicapai saat ini. "Ini baru (tahun) pertama, dan kebetulan memang sedang banyak-banyaknya pelatihan," ujar Lies.

E-LEARNING DIANGGAP MEMBOSANKAN

Meskipun 9 dari 10 karyawan level manajer saat ini memiliki akses terhadap internet, tapi pada kenyataannya mereka masih malas untuk memanfaatkan fasilitas teknologi tersebut sebagai sarana pembelajaran. Jadi, apa kabar e-learning?

Chartered Management Institute (CMI) dan? Centre for Applied Human Resource Research, Inggris mensurvei hampir 1000 orang manajer dan 12 pemimpin perusahaan besar dan menemukan, prediksi bahwa online learning akan menggantikan ruang kelas belum sepenuhnya terbukti secara menggembirakan.

Menurut survei, hanya separo manajer yang telah memanfaatkan sumber-sumber daya online untuk memecahkan permasalahan, dan hanya satu dari 5 yang membuka program e-learning yang terstruktur.

Kendati demikian, survei melihat, secara umum para manajer memiliki keinginan untuk belajar dan menyadari bahwa internet merupakan sarana untuk itu. Hampir 6 dari 10 melihat online learning sebagai sumber daya yang sangat ampuh untuk pendidikan, yang bisa dimanfaatkan setiap saat.

Sepertiga mengaku lebih melihat sumber-sumber daya online sebagai penyedia referensi yang setia, dan satu dari 4 telah menyadari efektivitasnya dalam segi biaya. Namun, semua itu tidak menjamin bahwa para manajer kemudian mencoba dan memanfaatkannya untuk belajar sesuatu.

Hampir separo merasa, penolakan terhadap e-learning disebabkan karena fasilitas online tersebut "menghilangkan sentuhan kemanusiaan". Dan, hampir tiga perempat lebih menyukai dialog tatap muka langsung dan lebih dari sepertiga menyatakan, pembelajaran dengan bimbingan tutor lebih efektif.

Bagi separo responden, rasa bosan merupakan hambatan terbesar dan seperlima berpendapat bahwa konten yang mereka temukan dalam materi online gagal untuk "mengikat" dan menarik mereka. Tiga dari 10 mengaku kurang termotivasi untuk menyelesaikan pelajar-pelajaran online tersebut, dengan 17% beralasan "kurangnya support".

Direktur Marketing dan Corporate Affairs CMI Jo Causon mengatakan, terdapat keuntungan-keuntungan bisnis yang nyata dari pemanfaatan model-model e-learning sejauh organisasi juga menyediakan alat dan dukungan pengembangan untuk menyertainya. "Intinya, perlu perencanaan yang matang dalam mempraktikkan online learning dengan mempertimbangkan audiens," ujar Causon.

Diingatkan juga, sebaiknya tidak menggantungkan seluruh proses pembelajaran pada online melainkan perusahaan tetap perlu memanfaatkan sumber daya lain dari program pengembangan tradisional.

E-LEARNING DIANGGAP TIDAK EFEKTIF, TAPI SEMAKIN POPULER

Dalam dunia pelatihan, praktik e-learning atau proses pembelajaran dengan sarana teknologi internet semakin hari kian diminati oleh perusahaan-perusahaan yang memiliki karyawan dalam jumlah besar. Namun, di mata para praktisi training sendiri, praktik tersebut ternyata masih dianggap tidak efektif.

Demikian kesimpulan yang bisa ditarik dari hasil survei yang dilakukan oleh Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) tentang pelatihan dan pengembangan. Survei melibatkan 700 orang petinggi bisnis sebagai responden.

Menurut hasil survei tersebut, hanya 7% kalangan bisnis yang menyebut e-learning sebagai satu dari tiga metode paling efektif dalam praktik pelatihan karyawan.

Responden yang semuanya telah mempraktikkan e-learning tersebut mengaku, sarana tersebut rata-rata telah tersedia bagi 60% karyawan, namun hanya separinya saja yang memanfaatkannya. Dan, dari jumlah itu, hanya 30% saja yang menyelesaikan pelatihannya.

Menariknya, meskipun menganggap tidak cukup efektif, namun 29% responden memprediksi bahwa dalam tiga tahun ke depan e-learning akan semakin populer. Setidaknya, 25-50% dari praktik training diyakini akan dilaksanakan lewat e-learning.

Adapun mengenai efektivitas tadi, 95% setuju bahwa e-learning akan lebih efektif jika dikombinasikan dengan metode-metode pembelajaran lainnya. Di samping itu, 92% setuju bahwa praktik e-learning menuntut sikap yang baru dari para karyawan.

Penasihat bidang pelatihan dan pengembangan pada CIPD Martyn Sloman mengatakan, "Kita masih butuh waktu yang panjang unuk mewujudkan e-learning secara efektif dalam organisasi. Survei kami memperlihatkan bahwa praktik ini memang belum sepenuhnya diapresiasi baik oleh karyawan maupun manajer pelatihan."

"Kita harus berusaha lebih keras untuk mengintegrasikan e-learning ke dalam sarana pembelajaran dan aktivitas-aktivitas pendukung kinerja. Organisasi-organisasi yang bagus tengah melakukan itu tapi banyak yang hanya membuat e-learning sekedar tersedia di komputer tiap karyawannya," tambah dia.

Sloman mengingatkan, e-learning adalah tentang proses belajar dan bukan semata-mata teknologi. Sehingga perusahaan tidak bisa hanya sekedar menyediakan fasilitasnya lalu berharap sesuatu akan terjadi dengan sendirinya, sebagai hasilnya.

MENGUAK TABIR MIMPI SANG CEO

Alkisah pada suatu hari Pharaoh, Sang Raja dari Mesir, punya mimpi. Ia berdiri di tepi sungai Nil dan :

Tampaklah dari sungai Nil itu keluar tujuh ekor lembu yang indah bangunnya dan gemuk badannya; lalu memakan rumput yang ditepi sungai itu. Kemudian tampaklah tujuh ekor lembu yang lain; kulit pemalut tulang, yang keluar dari dalam sungai Nil itu buruk bangunnya dan kurus badannya, lalu berdiri disamping lembu-lembu yang tadi, ditepi sungai itu. Tidak pernah kulihat yang seburuk itu di seluruh tanah Mesir. Lembu yang kurus dan buruk itu memakan ketujuh ekor lembu gemuk yang mula-mula. Lembu-lembu itu masuk kedalam perutnya, tetapi walaupun telah masuk kedalam perutnya, tidaklah kelihatan sedikitpun tandanya; bangunnya tetap sama buruknya seperti semula.

Tampak timbul satu tangkai tujuh bulir gandum yang bernas dan baik tetapi kemudian tampaklah juga tujuh bulir gandum yang kurus dan layu oleh angin timur. Bulir yang kurus menelan ketujuh bulir yang bernas dan berisi tadi. Bulir yang kurus itu memakan ketujuh bulir yang baik tadi.

Pada waktu pagi gelisahlah hatinya, lalu disuruhnya memanggil semua ahli dan semua orang berilmu di Mesir. Pharaoh menceritakan mimpinya kepada mereka, tetapi seorangpun tidak ada yang dapat mengartikan kepadanya.

Muncullah Joseph, sang sering disebut sebagai the Dreamer, oleh sanak saudaranya karena ia senang menceritakan mimpinya pada mereka. Bahkan karena mimpinya yang menurut keluarganya diluar kepantasan, ia dibuang jauh dan menjadi budak.

Joseph, dipanggil oleh juru minuman raja yang pernah merasakan ketepatan singkapan mimpinya. Pharaoh bertanya arti mimpi itu pada sang pemimpi, Joseph. Iapun bertutur lancar seperti ia sudah mengerti akan masa depan.

Kedua mimpi tuanku itu sama. Ketujuh lembu yang baik adalah tujuh tahun, dan ketujuh bulir gandum yang baik ialah tujuh tahun juga. Ketujuh ekor lembu yang kurus dan buruk yang keluar kemudian maksudnya tujuh tahun, demikian pula ketujuh bulir gandum yang hampa dan layu oleh angin timur itu, maksudnya akan ada tujuh tahun kelaparan. Ketahuilah tuanku akan ada tujuh tahun kelimpahan di seluruh tanah Mesir. Kemudian akan timbul tujuh tahun kelaparan, maka akan dilupakan segala kelimpahan itu di tanah Mesir. Karena kelaparan itu menguruskeringkan negeri ini. Sesudah itu akan tidak kelihatan lagi bekas-bekas kelimpahan di negeri ini karena kelaparan itu, sebab sangat hebatnya kelaparan itu. Oleh sebab itu, baiklah tuanku Pharaoh mencari seorang yang berakal budi dan bijaksana, dan mengangkatnya menjadi kuasa atas tanah Mesir. Baiklah tuanku Pharaoh berbuat begini, yakni menempatkan penilik penilik atas negeri ini dan dalam ketujuh tahun kelimpahan itu memungut seperlima dari hasil tanah mesir. Mereka harus mengumpulkan segala bahan makanan dalam tahun tahun baik yang akan datang ini dan, dibawah kuasa tuanku Pharaoh, menimbun gandum di kota-kota sebagai bahan makanan, serta menyimpannya. Demikianlah segala bahan makanan itu menjadi persediaan untuk negeri ini dalam ketujuh tahun kelaparan yang akan terjadi di Mesir, supaya negeri ini jangan binasa karena kelaparan itu.

Usul itu dipandang baik oleh Pharaoh dan semua pegawainya. Lalu berkatalah Pharaoh kepada pegawainya, “Mungkinkah kita mendapatkan orang seperti ini, seorang yang penuh hikmat ?" Kata Pharaoh kepada Joseph, “ Tidaklah ada orang yang demikian berakal budi seperti engkau. Engkaulah menjadi kuasa atas istanaku, dan kepada perintahmu seluruh rakyatku akan taat, hanya takhta inilah kelebihanku daripadamu."

Kisah ini ditutup dengan kejadian seperti yang diramalkan Joseph dan Mesir dapat keluar dari krisis pangan. Bahkan mampu menjadi gudang penyangga bagi daerah sekitar.
Kisah ini bagi saya menarik sekali dan banyak ‘insight’ yang bisa diperoleh darinya. Pharaoh adalah gambaran CEO yang memang senang bermimpi. Bermimpi tentang masa depan adalah tugas CEO yang tak mungkin didelegasikan kepada bawahannya. Mimpi CEO lah yang akan membawa kemajuan perusahaan dalam jangka panjang. CEO yang tak mampu bermimpi adalah CEO yang sekedar pemimpin tanpa pernah menjadi Leader yang baik. Tanpa mimpi, CEO hanya akan meneruskan perjalanan dengan cara yang sama dilakukan pendahulu.

Masalah mulai timbul tatkala CEO tak mendapatkan ‘partner’ yang sepadan yang mampu mengartikulasi dan mengartikan mimpinya dalam tatanan strategis. Mimpi yang indah akan kehilangan makna tanpa penjabaran yang jelas dimengerti oleh seluruh jajaran. Mimpi yang indah tak akan membawa maslahat tanpa perencaaan operasional untuk mewujudkannya.
Disinilah peran CHR dan team HRD yang sangat dibutuhkan oleh para CEO. Mitra yang mampu menjembatani tatanan mimpi yang sangat abstrak dan virtual menjadi rencana jangka panjang dan pendek yang visual dan membumi. Misi, Visi dan Rencana Jangka Panjang tidak akan dimengerti oleh jajaran karyawan kalau tidak berhasil diartikulasikan dan dijabarkan oleh CHR.

Kalau anda memiliki kemampuan ini, maka anda adalah andalan CEO. Mitra yang mampu menorehkan garis jelas diantara garis titik dan terputus dalam gambaran mimpi sang CEO.
Kenyataannya banyak CHR dan orang HRD yang berasyik ria dengan mimpinya sendiri. Berkutat dengan jargon dan konsep yang sama tapi berbeda tampakkan luar. Dalam kesendirian berhalusinasi dan imajinasi soal menjadi ‘business partner’ atau ‘strategic partner’ tanpa pernah mampu menguak tabir mimpi sang CEO.

Pertanyaannya adalah : Apakah anda mengerti mimpi CEO anda ? Apakah anda mampu mengartikulasi dan mengartikannya dalam tatanan strategis ? Mampukah anda menyusun program pelaksanaannya ? Kalau ya, ada memang pantas menjadi Joseph. Raja muda dan orang kedua dari raja. Kalau tidak, tinggalkan mimpi anda. Pelajarilah mimpi CEO anda. Mulailah berimajinasi mimpi CEO. Hanya soal waktu anda akan seperti dia.

Oleh : Paulus Bambang W.S.
Vice President Director PT United Tractors Tbk.Pengarang Buku (Best Seller): “Built to Bless. The 10 Commandments to transform your Visionary Company – Built to last – to a Spiritual Legacy”